Lapin liiton hallitus
Pöytäkirja 26.08.2024/Pykälä 111

LLHall 26.08.2024 § 111  

80/00.01.05.36/2023  

Valmistelija Knutars Heli Lapin liitto

Lounaistuuli-hankkeessa kilpailutettiin alkukesästä asiantuntijapalveluhankinta Yhdysvaltojen opintomatkan toteuttamista varten. Hankinnan kohteena on Yhdysvaltoihin kohdistuvan opintomatkan sisällön suunnittelun, kohteiden tunnistaminen Lapin näkökulmasta, yhteydenpito vierailukohteisiin ja ohjelman rakentaminen yhdessä hankkeen projektipäällikön kanssa. Matkan kohteiksi on etukäteen valikoitu Washington DC ja Coloradon osavaltio. Matkan tavoitteena on tutustua Yhdysvaltojen yhteiseen tilannekuvaan ja paikallisiin toimijoihin Coloradossa.

Maakuntajohtaja on 24.6.2024 § 6 hankintapäätöksellään päättänyt, että asiantuntijapalvelun toteuttajaksi valitaan Nordic West Office Oy. Hankintapäätös on lähetetty asianosaisille (Nordic West Office Oy ja Capteeni Oy) tiedoksi 24.6.2024. Capteeni Oy on toimittanut päätöstä koskevan hankintaoikaisuvaatimuksen sähköpostitse 25.6.2024. Hankintaoikaisuvaatimus on saapunut määräajassa.

Hankintaoikaisuvaatimuksessa Capteeni Oy vaatii toisen tarjoajan (Nordic West Office Oy) referenssien sekä hankintaoikaisuvaatimuksen tehneen tarjoajan (Capteeni Oy) referenssin pisteyttämistä uudelleen. Oikaisuvaatimuksen perusteluina on toisen tarjoajan referenssien epäpätevyys Yhdysvaltojen opintomatkan kontekstissa sekä se, että tarjouspyynnön laatijan olisi pitänyt pyytää täydennystä Capteeni Oy:n puutteelliseen referenssiin.

Hankintaprosessi

Tarjouspyyntö lähetettiin 24.5.2024 kolmelle potentiaaliselle tarjoajalle (Miltton Oy, Nordic West Office Oy ja Capteeni Oy) sekä julkaistiin Lapin liiton verkkosivuilla. Hankinta on kansallisen kynnysarvon alittava pienhankinta ja hankintamuotona käytettiin avointa menettelyä. Asiantuntijapalvelun hankinnan arvo on kokonaisuudessaan maksimissaan 25 000 e (alv 0 %).

Määräaikaan 11.6.2024 kello 12.00 mennessä tarjouksen jättivät Capteeni Oy ja Nordic West Office Oy. Tarjoukset avattiin tiistaina 11.6.2024 ja todettiin, että molemmat saapuneet tarjoukset vastaavat tarjouspyyntöä ja tarjoajat soveltuvat tarjouksen tekijäksi.

Tarjouspyynnön mukaan tarjouksista hyväksytään hintalaatusuhteeltaan paras. Tarjoukset vertailtiin ja pisteytettiin 25.6.2024. Hinta-laatusuhdetta arvioitiin seuraavin perustein (arviointikriteerit) ja prosentuaalisin painoarvoin:

- Referenssit (painoarvo 40 %) Valintaryhmä arvioi referenssien perusteella osaamista ja laatua. Referenssejä sai toimittaa enintään neljä.

- Suunnitelma (painoarvo 40 %) Tarjoukseen on sisällytettävä alustava suunnitelma matkan aikataulusta ja vierailukohteista. Palveluntilaaja pisteyttää esitetyt suunnitelmat kattavuuden ja vaikuttavuuden perusteella.

- Yksikköhinta (painoarvo 20 %) Hinta pisteytetään tarjouksessa esitetyn yksikköhinnan (tuntihinta e/h) perusteella.

Capteeni Oy:n tarjous pisteytettiin seuraavasti: referenssit 0 pistettä, suunnitelma 40 pistettä ja yksikköhinta 20 pistettä. Tarjoajan (Capteeni Oy) referenssi 1 ei täytä referenssien osalta pyydettyjä vaatimuksia. Referenssistä ei ilmene ajankohtaa. Tarjouspyynnön mukaisesti referenssit eivät saa olla kolmea vuotta vanhempia. Suunnitelman vierailukohteet vastaavat tarjouspyynnössä esitettyihin toiveisiin ja ovat monipuolisia. Vierailukohteet on alustavasti nimetty. Yksikköhinta oli kahdesta vertailtavasta tarjouksesta edullisin. Capteenin tarjous sai yhteensä 60 pistettä.

Nordic West Office Oy:n tarjous pisteytettiin seuraavasti: referenssit 35 pistettä, suunnitelma 35 pistettä ja yksikköhinta 4 pistettä. Referenssejä Nordic West Office toimitti neljä, joista kolme olivat vastaavanlaisia opintomatkojen toteutuksia Intiaan, Yhdysvaltoihin ja Singaporeen. Neljäs referenssi oli raportti Nordic Belt & Road, joka on tarjoajan tuottama raportti Suomen ja Ruotsin kilpailukyvyn edistämisestä. Suunnitelman vierailukohteet vastaavat tarjouspyynnössä esitettyihin toiveisiin ja ovat monipuolisia. Kaikkia vierailukohteita ei ollut nimetty tarkasti, jonka takia maksimipistemäärästä vähennettiin viisi pistettä. Yksikköhinta 4 pistettä kaavalla: halvin yksikköhinta / vertailtava yksikköhinta * 20. Nordic West Officen tarjous sai yhteensä 74 pistettä.

Tarjousten vertailun perusteella asiantuntijapalvelun toteuttajaksi valittiin Nordic West Office Oy. Nordic West Office Oy:n tarjous oli kokonaistaloudellisesti (hintalaatusuhde) edullisin. Voittaneen tarjouksen kokonaishinta on 23 150 euroa ilman arvonlisäveroa. Tarjoajalla oli kokonaisuutena parhaat edellytykset, osaaminen ja kokemus toteuttaa vaadittava työ.

Lapin liiton vastine hankintaoikaisuvaatimukseen

Capteeni Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksessa vaaditaan Nordic West Office Oy:n referenssien pisteyttämistä uudelleen siten, että kolme neljästä referenssistä saisi 0 pistettä. Muutoksenhakija perustelee vaatimustaan sillä, että kyseisillä referensseillä ei ole merkitystä kilpailutettavan hankinnan kannalta. Toisena vaatimuksena on Capteeni Oy:n toimittaman referenssin pisteyttäminen uudelleen täysin pistein. Tätä muutoksenhakija perustelee sillä, että referenssi on toteutettu 2021 kolmannen vuosineljänneksen aikana.

Tarjouspyynnössä pyydettiin kilpailutettavaa hankintaa vastaavat referenssit. Tarjouspyynnössä todettiin, että voidakseen tulla valituksi asiantuntijalla tulee olla kokemusta vastaavanlaisista matkoista ja Lapin toimintakentän tuntemus. Tarjouspyynnössä ei eritelty, että matkojen tulisi olla suuntautuneita pelkästään Yhdysvaltoihin.

Nordic West Office Oy:n referenssit 1-3 vastaavat sisällöltään hankinnan kohteena olevaa asiantuntijapalvelua sekä referenssien osalta pyydettyjä vaatimuksia. Esitetyt referenssit osoittavat Nordic West Office Oy:n kokemuksen kansainvälisten opintomatkojen fasilitoinnista. Nordic West Office Oy:n referenssi 4 kuvaa kokemusta Pohjois-Suomen ja Pohjois-Euroopan elinkeinoelämän ja toimintakentän tuntemuksesta, joka oli tarjouspyynnön yksi sisältövaatimus.

Capteeni Oy:n toimittama referenssi FACC Greater Houston hylättiin, koska kyseisestä referenssistä ei ilmennyt toteuttamisajankohtaa. Tämän lisäksi referenssi toimitettiin englanniksi, mikä olisi myös ollut referenssin hylkäämisperuste. Tarjouspyynnön mukaisesti tarjous ja sen liitteet tuli toimittaa suomen kielellä.

Hankintaoikaisuvaatimuksessa esitetään lisäksi, että käsittelijän olisi pitänyt jättää täydennyspyyntö Capteeni Oy:lle referenssiä koskien. Hankintayksiköllä ei kuitenkaan ole velvollisuutta pyytää tarjoajalta täsmennystä tarjoukseen.

Yhteenvetona voidaan todeta, että hankintaoikaisuvaatimus ei anna aihetta maakuntajohtajan 24.6.2024 § 6 hankintapäätöksen muuttamiseen. Hankinta on toteutettu noudattaen Lapin liiton pienhankintaohjetta.

Kuntalain 143 § mukaan päätös voidaan panna täytäntöön ennen kuin se on saanut lainvoiman, mikäli erityiset syyt sitä edellyttävät. Kyseessä on rajatun aikataulun puitteissa toimiva hanke, jonka yhtenä keskeisenä työpakettina on ns. Nato -työpaketti, jonka valmisteluun nyt kilpailutettu asiantuntijapalvelu olennaisesti linkittyy. Ilman asiantuntijapalvelun käyttöä työpaketin toteuttaminen on käytännössä mahdotonta.

Esittelijä vs. maakuntajohtaja Ekdahl Päivi Lapin liitto

Päätösesitys Yllä esitetyin perustein Lapin liiton hallitus hylkää Capteeni Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen perusteettomana. Koska kyseessä on hankesuunnitelman kannalta keskeinen hankinta, joka täytyy toteuttaa rajatun hankeaikataulun puitteissa, hallitus päättää, että hankinta toimeenpannaan kuntalain §143 nojalla, vaikkei hankintapäätös saisikaan lainvoimaa.

Päätös Hallitus hyväksyi päätösesityksen yksimielisesti.

Tiedoksi  Capteeni Oy

Nordic West Office Oy