Lapin liiton hallitus
Pöytäkirja 29.09.2025/Pykälä 109

LLHall 29.09.2025 § 109  

44/04.04.02/2024  

Valmistelija Knutars Heli Lapin liitto

Kansainvälinen loppuunmyyty 15. Fennoscandian Exploration and Mining konferenssiviikko järjestetään 27. - 31.10.2025. FEM-tapahtumaviikon kustannukset katetaan rekisteröitymis- ja sponsorituloilla.

Konferenssiosuus ja oheisnäyttely toteutetaan ajalla  28.-30.10.2025 Levi Summit kokouskeskuksessa ja Levi Hotel Panoramassa.

Kassiopeia Hotels & Restaurants ja Lapin liiton välinen hankintasopimus sisältää seuraavat kustannukset:

• Tilavuokrat: oheisnäyttelyn pystytyspäivät, tapahtumapäivät ja purkupäivä sekä auditoriovuokrat konferenssiosuutta varten.
• Lisätekniikka: laitteisto, av-teknikot, konferenssiohjelman videosiirto oheisnäyttely alueille, tekninen studio konferenssisalissa.
• Muut palvelut: Lakisääteinen määrä järjestyshenkilöitä, näyttelyosastojen  siivouspalvelut, Suomen Punainen Risti mahdollisten sairauskohtauksien   varalta.

• Tarjoilu: vesiautomaatit, kahvitukset ja lounaat, Ice-Breaker party cocktailtilaisuus.

Kokonaisuutena tämä hankinta tulee olemaan 1200 osallistujalla hieman yli 250 000 euroa (alv 0 %).

Perusteluina suorahankinnalle (hankintalaki 40.2 § 2-kohta) on, ettei vastaavia yhtenäisiä FEM-konferenssin, oheisnäyttelyn ja lounastarjoilujen tarpeisiin ja tilavaatimuksiin sopivia "kahden hyvin lähekkäisen katon alla" tiloja löydy muualta Lapista. Osallistujia 1200 ja oheisnäyttelyyn osallistuu yli sata näytteilleasettajaa. Konferenssisalin on oltava täysin äänieristetty, jotta oheisnäyttelyn puheensorina ei kantaudu konferenssisaliin. Konferenssi on jo vuodesta 2011 toteutettu Levi Summit kokouskeskuksessa ja Levi Hotel Panoramassa. FEM-konferenssi oheisnäyttelyineen ei ole messutapahtuma, ainoastaan ennakkoon rekisteröityneillä ja rekisteröitymismaksun maksaneilla on sisäänpääsy tapahtumapaikalle.

Lapin liiton hankintaohjeen mukaisesti (mh 25.8.2025 § 91) yli 60 000 euron hankinnoista päätökset tekee maakuntahallitus.

Esittelijä vs. maakuntajohtaja Takkula Hannu Lapin liitto

Päätösesitys Maakuntahallitus hyväksyy FEM-konferenssikokonaisuuden suorahankinnan edellä esitetyin perusteluin ja päättää, että hankintaan liittyvät sopimukset allekirjoittaa vs.maakuntajohtaja Hannu Takkula.

Päätös Maakuntahallitus hyväksyi päätösesityksen yksimielisesti.