Lapin liiton hallitus
Pöytäkirja 18.06.2026/Pykälä 73

LLHall 18.06.2026 § 73  

145/04.04.02/2026  

Valmistelija Knutars Heli Lapin liitto

Kansainvälinen 16. Fennoscandian Exploration and Mining konferenssiviikko järjestetään 1. – 5.11.2027. FEM-tapahtumaviikon kustannukset katetaan rekisteröitymis- ja sponsorituloilla. Konferenssiosuus ja oheisnäyttely toteutetaan ajalla 2.-4.11.2027 Levi Summit kokouskeskuksessa ja Levi Hotel Panoramassa.

Konferenssitoimiston työ tulee koostumaan pääasiallisesti asiakaspalvelusta, rekisteröitymisten käsittelystä, maksuliikenteen ja hotellikiintiöiden hoitamisesta. Konferenssitoimisto tulouttaa rekisteröitymismaksut Lapin liittoon. Konferenssitoimiston vastuuhenkilöt hoitavat konferenssin aikana ilmoittautumis- ja infopistettä. Työ edellyttää tasokasta konferenssihallintajärjestelmää, vahvaa kokemusta sen hallinnoinnista ja monipuolista taloushallinnon osaamista. Tapahtuman käyttökielenä on englanti. Palvelu tuotetaan tiiviissä yhteistyössä järjestäjän kanssa ja kommunikointi on lähes päivittäistä. Tarjouspyynnöllä ei kilpailuteta tapahtuman suunnittelua, eikä muita käytännön järjestelyjä.

Lapin liiton FEM-projektipäällikkö vastaa mm.

•tarvittavien hankintojen ja palveluiden kilpailuttamisprosesseista, sopimusneuvotteluista sekä tilauksista.

•konferenssiohjelman suunnittelusta konferenssin työryhmien jäsenten kanssa sekä puhujien kutsuprosessista.

•markkinoinnista, viestinnästä, sponsoreiden hankinnasta ja konferenssin www-sivujen ylläpidosta.

•av-teknikoiden ja ravintolapalveluiden perehdyttämisestä ennen tapahtumaa.

Hankinta kilpailutetaan kansallisen kynnysarvon ylittävänä hankintana. Hankinnassa käytetään avointa hankintamenettelyä. Tarjouspyyntö julkaistaan Lapin liiton verkkosivulla sekä Hilma ­ilmoituskanavalla. Hankinnan voimassaoloaika 1.12.2026 – 31.12.2027. Kokonaisuutena hankinta tulee olemaan 1200 osallistujalla noin 60 000 – 70 000 euroa (alv 0 %).

Lapin liiton hankintaohjeen mukaisesti (mh 25.8.2025 § 91) yli 60 000 euron hankinnoista päätökset tekee maakuntahallitus.

Hankintaprosessin sujuvan läpiviennin vuoksi hankintapäätöksen ja hankintaan liittyvien asiakirjojen allekirjoittamista esitetään delegoitavaksi vs.maakuntajohtaja Hannu Takkulalle.

Esittelijä vs. maakuntajohtaja Takkula Hannu Lapin liitto

Päätösesitys Maakuntahallitus päättää

1) käynnistää FEM 2027 konferenssitoimiston hankinnan,
2) valtuuttaa viraston henkilöstön valmistelemaan tarjouspyyntöasiakirjat ja
3) delegoi hankintapäätöksen ja hankintaan liittyen asiakirjojen (tarjouspyyntö, sopimukset, hankintapäätös) allekirjoittamisen vs. maakuntajohtaja Hannu Takkulalle.

Päätös Maakuntahallitus hyväksyi päätösesityksen yksimielisesti.